Una cosa a la vez
La semana pasada hablamos de la importancia de tomarse unas buenas vacaciones, ya que te liberan del estrés, ayuda a mejorar tu salud mental y eso permite ser más creativo, y obtener fuentes de inspiración para resolver problemas, muchos inclusive fuera de las soluciones "normales" o como decimos pensando fuera de la caja
Sin embargo, también es cierto, que el día anterior a regresar a trabajar nos empieza a entrar una ansiedad de solo pensar en todo lo que vamos a tener que hacer en cuanto regresemos: la cantidad de emails por revisar, ponernos al corriente en temas tratados y pendientes de las juntas a las que no asistimos, mas todo el trabajo que seguramente se acumuló en la semana.
Esta inclusive es una de las razones por las que mucha gente duda en salir de vacaciones ya que sabe lo que le espera al regresar o quizá toma la decisión de no desconectarse por completo para aliviar de alguna manera la carga de trabajo al regresar de las vacaciones.
Es lunes, regresamos a trabajar y efectivamente lo que pensamos que sucedería, ¡sucedió! Y ahora, ¿por dónde empezamos?
¿Cómo organizar el trabajo para ser más efectivos?
Hay muchas técnicas para organizar el trabajo, la que te queremos compartir el día de hoy se trata de organizar tus tareas en días temáticos, y esto no solo aplica para cuando se te acumula el trabajo después de un periodo de vacaciones o cuando se acumula porque estas atendiendo otros asuntos importantes, aplica para el día a día.
Está comprobado que el hacer muchas cosas a la vez de diferentes temas, no solo es costoso sino también improductivo. Estudios muestran que puedes perder hasta un 40% de tu productividad si haces lo que se conoce como multi-tarea o multi-tasking, que realmente el termino es equivocado, ya que realmente no se hacen las tareas a la vez, más bien estamos cambiando constantemente de tareas. Ese cambio de tareas es costoso, ya que se requiere de más tiempo para completar las tareas si estamos cambiando que si nos concentramos en un mismo tipo de tarea.
Adicionalmente se comenten más errores cuando estamos cambiando constantemente de tareas, ya que estudios muestran que el cambio de tareas involucra varias partes del cerebro. Cuando se cambia de tarea se muestra actividad en 4 áreas del cerebro.
Una cosa a la vez
Las investigaciones en psicología han demostrado que las personas solo pueden atender una tarea a la vez. Por ejemplo, solo puedes estar pensando en una cosa a la vez, solo puedes realizar una actividad mental a la vez. Así que puedes estar hablando o puedes estar leyendo, puedes estar leyendo o escribiendo, puedes estar escuchando o puedes estar leyendo. Una cosa a la vez.
Nos engañamos a nosotros mismos: somos muy buenos cambiando de un lado a otro rápidamente, por lo que creemos que en realidad somos multitarea, pero en realidad no lo somos.
La única excepción: la única excepción que la investigación ha descubierto es que si está haciendo una tarea física que ha hecho muy a menudo es que se puede hacer esa tarea física mientras realiza una tarea mental. Por ejemplo, se puede caminar y hablar al mismo tiempo.
¿Qué son los días temáticos?
Los días temáticos es una forma de organizar tus actividades de acuerdo con su naturaleza, por ejemplo, días para tener juntas, días para atender clientes, días para ver cuestiones administrativas y de supervisión y días para producir o ser creativos
Por ejemplo, los lunes, puedes programar todas las juntas que necesites, desde la junta para revisar pendientes de la semana con tu equipo de trabajo, juntas con otras áreas, etc.
Los martes enfocados a atender a clientes (ya sea internos o externos dependiendo de la naturaleza del trabajo), o actividades relacionadas con ventas o servicio al cliente
Los miércoles puedes asignarlos para producir, o desarrollar, dependiendo también la naturaleza de tu trabajo
Los jueves puedes atender cuestiones administrativas y de capacitación
Los viernes nuevamente para producir o desarrollar proyectos.
Aquí te presentamos algunas ideas que hemos encontrado
- Día de atención a proyectos
- Día para hacer coaching a tu personal
- Día para revisar aspectos financieros
- Día administrativo
- Día de reuniones/juntas
- Día de networking o establecimiento de relaciones
- Día creativo
etc.
A cada uno de estos días puedes aplicar adicionalmente técnicas que hemos comentados en otros blogs como por ejemplo la técnica de pomodoro, en donde te sugerimos enfocarte 50 min en el tema que estés tratando y descansar 10 min
Este es solo un ejemplo, cada uno tiene diferentes necesidades y objetivos. También cabe mencionar que no es un sistema perfecto, hay personas que lo adaptan a sus necesidades manejando medios días temáticos, ya que les da mejor resultado y ayuda también a la concentración, o habrá ciertos días que las circunstancias no te permitan establecer tus días temáticos por ejemplo alguna demanda especial de un cliente, etc. Pero en la medida de tus posibilidades te sugerimos hagas la prueba, ya sea con días completos o que lo intentes con medios días
Lo importante es poderte concentrar en una sola actividad para mejorar tu productividad. Inténtalo, nos encantara saber qué resultados obtuviste.
¿Te sientes abrumado por la cantidad de correos electrónicos que recibes diariamente?
¿No sabes por dónde empezar y te preocupa no encontrar los importantes?
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Alicia Díaz-Blevins
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Alicia, Fernando y Daniel D铆az
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Juntos tienen 30+ a帽os de experiencia en productividad, liderazgo y mejora cont铆nua entre otros. Su pasi贸n es ayudar a otros a objener resultados enfocando su tiempo en lo importante y manteniedo balance entre su vida personal y su profesi贸n.