Tu Arma Secreta para ser Productivo

Muchas personas me han preguntado cuál es mi arma secreta de productividad y la verdad es que no es ningún secreto, para mí es simplemente el enfocarme en las cosas que son realmente importantes, programarlas y llevarlas a cabo.

Se que suena fácil, pero requiere de disciplina para lograrlo.

¿Cómo te enfocas a lo importante? En nuestro blog de Enero “Cómo Priorizar tus tareas para lograr tus metas en el 2021” compartimos varios tips para establecer prioridades, si no has tenido oportunidad de leerlo te invitamos a que lo leas https://www.emprendeenlinea.net/blog/prioridades2021

Una vez establecidas esas prioridades es importante que las calendarices, es decir programes un tiempo en tu agenda para llevarlas a cabo. Las agendas no son solo para anotar citas o llamadas, son muy útiles para planear las actividades importantes que necesitas llevar a cabo en la semana.

El programar las actividades es un paso muy importante para cumplirlas, en todos mis cursos y platicas siempre les digo a mis alumnos y clientes, si no está escrito, no va a suceder.

Una de las técnicas que yo uso para hacer lo que tengo programado en mi agenda, es lo que se conoce como Técnica Pomodoro. Es una técnica muy útil para la administración del tiempo y fue desarrollada por el italiano Francesco Cirillo a finales de 1980.

Esta técnica consiste en utilizar un temporizador para crear intervalos de trabajo y descanso que permitan la concentración en la actividad a realizar durante el intervalo de tiempo y permita a la persona distraerse y relajarse durante otro periodo más corto de tiempo.

Existen muchas teorías en cuanto a los intervalos de tiempo y el original es de 25 min de trabajo efectivo con 5 minutos de descanso. A este intervalo de 25/5 se lo conoce como “un pomodoro”.  Los periodos de tiempo y descanso varían dependiendo de las necesidades, hay periodos de 25/5 y también de 50/10 o 45/15 como te comento, depende de las necesidades.

El termino pomodoro surgió por la forma común de los relojes de cocina en los 80´s los cuales eran en forma de tomate.

¿En qué consiste la técnica?

La técnica consiste en concentrarse por completo en una actividad hasta concluirla y tiene los siguientes pasos:

1. Seleccionar la actividad a realizar.
2. Colocar el temporizador en el tiempo seleccionado.
3. Trabajar en la tarea completamente enfocado durante el tiempo de trabajo.
4. Tomar tiempo de descanso al finalizar el temporizador
5. Regresar al paso 2, si se completó la actividad en el último periodo de trabajo regresar al paso 1.

Esta técnica es muy poderosa ya que te permite trabajar sin interrupciones y completamente enfocado durante el periodo de concentración y te permite relajarte y atender otros asuntos como redes sociales o simplemente descansar durante otro periodo lo que fomenta la concentración y mejora el desempeño en las tareas a realizar.

El tiempo de descanso debe ser efectivamente tomado para distraerse del trabajo, por lo cual puedes caminar un poco, tomar un café o té, utilizar las redes sociales, tener una charla breve con un compañero de trabajo que este en su periodo de descanso o cualquier actividad que te permita distraerte por completo del trabajo.
 

¿Cómo se utiliza la técnica?

Nosotros utilizamos esta técnica muy frecuentemente en nuestras sesiones de trabajo tanto grupales como personales, y usamos un tiempo de concentración de 50 minutos con un descanso de 10 minutos y repetimos este intervalo a lo largo de la duración de las actividades que realizamos.

Puede que tu encuentres que el intervalo 25/5 te funcione mejor, o el 50/10, incluso puede ser que necesites periodos aún más largos por el tipo de actividad que realices, lo bueno de esta técnica es que la puedes adaptar a tu tipo de trabajo ya sea que necesites intervalos más cortos o más largos, puedes encontrar una mezcla que se adapte a tus necesidades.

Una vez que encuentres la mezcla adecuada para tu tipo de trabajo te recomendamos que utilices esta técnica de forma recurrente y verás los resultados sorprendentes que puedes alcanzar cuando te concentras por completo en una actividad durante un periodo de tiempo y te das oportunidad de descansar otro periodo.
 

Algunas sugerencias

Parte importante de la técnica pomodoro además de los periodos de concentración son los descansos, y en la técnica original recomienda que cada 4 pomodoros (ciclos de trabajo) se tome un descanso más prolongado que permita a la persona recargar energía para poder realizar otros 4 ciclos de la mejor manera posible. Un ejemplo de esto sería:

Pomodoro 1 – 25 minutos de trabajo / 5 minutos de descanso
Pomodoro 2 – 25 minutos de trabajo / 5 minutos de descanso
Pomodoro 3 – 25 minutos de trabajo / 5 minutos de descanso
Pomodoro 4 – 25 minutos de trabajo / 20 minutos de descanso
 

Ventajas de usar la Técnica Pomodoro

El realizar las actividades utilizando esta técnica se vuelve muy gratificante ya que puedes ver resultados desde el primer intento. La mayoría de las personas trabaja mejor cuando tiene una meta especifica que cumplir, en este caso tienes un tiempo límite y vas trabajando contra el reloj para lograr la actividad que te propusiste. Puede ser que no termines a tiempo, pero podrás empezar otro intervalo y mantenerte motivado a cumplir con tus actividades.

Un punto importante que te aconsejo es mezclar el tipo de actividades que vas a programar. Por Ejemplo, si eres más productivo en las mañanas, programa aquellas actividades que necesiten tu mayor concentración a primera hora y mas tarde aquellas que son administrativas.

En lo personal yo programo, mis primeros 2-3 ciclos de pomodoro en actividades de creación de contenido, los siguientes en labores de imagen o mercadotecnia, las siguientes en capacitación y las últimas del día en labores administrativas.

Cuando termino el día sintiendo que avance muy bien y lo aproveche es porque use la técnica todo el día, y aquellos días que siento que hice mucho pero no hice nada, me doy cuenta que por alguna razón olvide utilizar mi temporizador.

Es tu turno de probar la técnica y platicarnos cuales fueron los resultados que encontraste. Si ya la conoces cuéntanos cuales son los beneficios que has encontrado y que le recomiendas a los que están iniciando en esta técnica de productividad.

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Alicia Díaz-Blevins

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