Haz más en menos, la mejor técnica de productividad

La administración efectiva del tiempo y la ejecución exitosa de mantener periodos de enfoque son 2 actividades que están en crisis, y necesitan de toda nuestra concentración para ayudarlas.
 

Hoy en día contamos con más distracciones alrededor de nosotros, lo cual provoca que cada vez los periodos de enfoque se vuelvan frágiles y sensibles afectando de manera impresionante la capacidad de realizar tareas en tiempos óptimos y generando estrés y frustración en aquellos que la realizan.

Y parecería que el mundo nos exige cada vez más, que tengamos la habilidad de realizar multitareas en todo momento para sacarle el mayor provecho a las 24 horas de nuestro día y así lograr realizar todos los pendientes en nuestra lista de tareas, las cuales parece que no son suficientes para liberar esa lista que crece día con día.
 

Hace un par de años, para ser más exacto en los años 80´s un italiano llamado Francesco Cirillo desarrollo una técnica de administración del tiempo llamada “la técnica Pomodoro” la cual consiste en designar periodos de tiempo de 50 minutos para trabajar en UNA sola tarea sin ninguna distracción, complementada de 10 minutos de descanso, esta técnica puede sonar muy sencilla pero aplicada correctamente es una herramienta poderosa que como nosotros pueden aplicar en sus sesiones de trabajo para lograr cumplir sus metas de una mejor manera.
 

Esta técnica requiere utilizar un temporizador para crear los intervalos de trabajo y descanso que permitan la concentración en la actividad a realizar. Existen muchas teorías en cuanto a los intervalos de tiempo, sin embargo, el original es de 25 min de trabajo efectivo con 5 minutos de descanso. A este intervalo de 25/5 se lo conoce como “un Pomodoro”. Pero hemos encontrado otros intervalos de tiempo como el 50/10 que funcionan de manera muy similar. Por cierto, el termino Pomodoro surgió por la forma común de los relojes de cocina en los 80´s los cuales eran en forma de tomate.

¿En qué consiste la técnica?

La técnica consiste en concentrarse por completo en una actividad hasta concluirla y tiene los siguientes pasos:

1. Seleccionar la actividad a realizar.
    
2. Identificar el tiempo ideal de realización y si es necesario dividirla en múltiples sesiones.
    
3. Colocar el temporizador en el tiempo seleccionado.
    
4. Trabajar en la tarea completamente enfocado durante el tiempo de trabajo.
    
5. Tomar tiempo de descanso al finalizar el temporizador
    
6. Regresar al paso 3, si no se completó la actividad en el último periodo de trabajo, de lo contrario regresar al paso 1 con la siguiente tarea.
    

Esta técnica es muy poderosa ya que te permite trabajar sin interrupciones y completamente enfocado durante el periodo de concentración y te permite relajarte y atender otros asuntos como redes sociales o simplemente descansar, lo más importante es que mejora el desempeño en las tareas a realizar. El tiempo de descanso debe ser efectivamente tomado para distraerse del trabajo, por lo cual puedes caminar un poco, tomar un café o té, utilizar las redes sociales, tener una charla breve con un compañero de trabajo que este en su periodo de descanso o cualquier actividad que te permita distraerte por completo del trabajo.

¿Cómo se utiliza la técnica?

Nosotros utilizamos esta técnica muy frecuentemente en nuestras sesiones de trabajo tanto grupales como personales, pero decidimos utilizar otra variante de la técnica por lo que nosotros tomamos un tiempo de concentración de 50 minutos con un descanso de 10 minutos y repetimos este intervalo a lo largo de la duración de las actividades que realizamos.

Puede que tu encuentres que el intervalo 25/5 te funcione mejor o incluso puede ser que necesites periodos aún más largos por el tipo de actividad que realices, lo bueno de esta técnica es que la puedes adaptar a tu tipo de trabajo ya sea que necesites intervalos más cortos o más largos puedes encontrar una mezcla que se adapte a tus necesidades. Una vez que encuentres la mezcla adecuada para tu tipo de trabajo te recomendamos que utilices esta técnica de forma recurrente y veras los resultados sorprendentes que puedes alcanzar cuando te concentras por completo en una actividad durante un periodo de tiempo y te das oportunidad de descansar otro periodo.

Ventajas

El realizar las actividades utilizando esta técnica se vuelve muy gratificante ya que puedes ver resultados desde el primer intento. La mayoría de las personas trabaja mejor cuando tiene una meta especifica que cumplir, en este caso tienes un tiempo límite y vas trabajando contra el reloj para lograr la actividad que te propusiste. Puede ser que no termines a tiempo, pero podrás empezar otro intervalo y mantenerte motivado a cumplir con tus actividades.
 

 Algunas sugerencias

Parte importante de la técnica Pomodoro además de los periodos de concentración son los descansos y en la técnica original recomienda que cada 4 Pomodoros (ciclos de trabajo) se tome un descanso más prolongado que permita a la persona recargar energía para poder realizar otros 4 ciclos de la mejor manera posible. Un ejemplo de esto sería:

Pomodoro 1 – 25 minutos de trabajo / 5 minutos de descanso

Pomodoro 2 – 25 minutos de trabajo / 5 minutos de descanso

Pomodoro 3 – 25 minutos de trabajo / 5 minutos de descanso

Pomodoro 4 – 25 minutos de trabajo / 20 minutos de descanso

Esta herramienta puede ser utilizada en muchas industrias, es muy utilizada por empresas para sus juntas de trabajo de planeación en donde es necesario mantener la concentración de los participantes. Se ha dado a conocer que es más efectiva en industrias de procesos creativos y también para actividades que requieren de un esfuerzo físico considerable.

Aun cuando esta técnica funciona muy bien en la mayoría de los casos, hay algunos en los que no es muy productivo como en cadenas industriales automatizadas entre otros. También hay casos en que las personas no logran acostumbrarse al ritmo de trabajo de esta manera y optan por regresar a la forma de trabajo normal, pero en la mayoría de los casos se puede ver un incremento considerable en la productividad de las personas que la utilizan y nosotros definitivamente la recomendamos como una de las herramientas para el logro de objetivos.

Cuando intentes esta técnica te recomendamos comentarla con tus compañeros de trabajo y personas que te rodeen para evitar ser distraído en esos lapsos de tiempo y logres ejecutar esta técnica con mejor probabilidad de éxito, algunas personas disfrutan de poner música instrumental de fondo a un volumen bajo para no ser saboteado por su propia mente a la hora de ejecutar esta técnica.

Es tu turno de probar el Pomodoro y platicarnos cuáles fueron los resultados que obtuviste. Si ya la conoces cuéntanos cuales han sido los mayores beneficios que has encontrado y que les recomiendas a los que están iniciando en esta técnica de productividad.

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Fernando Díaz Guerrero

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- Editado por: Erika Vázquez -