9 pasos para tener juntas más efectivas
Muchas empresas caen continuamente en el problema de las juntas recurrentes y poco efectivas, es importante poner en práctica varios aspectos para que no se desperdicie el tiempo de los asistentes que podrían estar haciendo otras tareas que son importantes de sus puestos.
Es importante mencionar que hay juntas que no se pueden evitar y que requieren tener personal de cada área para el mejor funcionamiento del equipo y por supuesto la productividad del mismo.
Muchas veces se abusa de la frecuencia de las juntas y en la mayoría de los casos se hacen abiertas a todas las áreas de la empresa sin ser necesario y solo están presentes sin ser productivos durante ese tiempo.
Escuchamos frecuentemente de empresas de todos giros e industrias como colaboradores de niveles medios a altos se quejan constantemente de la cantidad de juntas y del tiempo que consideran están desperdiciando cada día. Cuando en la mayoría de los casos solo están escuchando discusiones, chismes, regaños y no se llegan a acuerdos específicos y a compromisos para cada área de la empresa.
Para lograr tener juntas efectivas primero debemos de saber cuáles son las principales razones por las cuales son consideradas un fracaso y así poderlas evitar.
- El/los objetivos de la junta no son claros o específicos para los asistentes.
Debemos de tener los objetivos marcados con anterioridad para que los participantes sepan exactamente lo que se discutirá en la junta, lleguen preparados y se pueda llevar una discusión más efectiva para encontrar soluciones a la problemática.
- Existe una mala planeación de horario, lugar, y asistentes.
Muchas veces olvidamos el consultar con los participantes si hay algún horario en el que se les facilite más asistir a la junta.
- No se administran los tiempos
Al no tener un programa asignado para la revisión de temas importantes, las juntas pueden alargarse sin llegar a los objetivos necesarios.
- No se da seguimiento a los acuerdos y compromisos
Es importante realizar una minuta donde deben anotarse los acuerdos y compromisos acordados junto con la persona responsable para poder dar seguimiento y cumplimiento a los mismos.
- El contenido es demasiado amplio.
Muchas veces se quieren revisar demasiados temas en una sola junta, lo que causa estrés sin llegar a soluciones, ocasionando frustración de los asistentes que al ver la lista de temas saben que va a tomar mucho más tiempo del previsto y tendrán que aplazar sus otros compromisos.
- Se pierde el enfoque.
Esto es uno de los más importantes, es necesario tener una lista visible de los temas específicos que se revisaran durante la sesión con los tiempos destinados a cada uno, así es más fácil que los asistentes se mantengan enfocados en el tema actual.
Cómo planear juntas efectivas.
Para tener una junta efectiva deberán considerar los siguientes aspectos:
- ¿Cuál es el tipo de reunión que se quiere llevar a cabo?
- ¿Quién debe estar presente?
- ¿Cuáles son los temas específicos por tratar?
- ¿Cuánto tiempo se destinará a cada tema?
- ¿Cuánto tiempo en total deberá durar la sesión?
- ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo la reunión?
- ¿Cómo se realizará la asignación de roles y responsabilidades de la reunión?
- ¿Quién será el responsable de llevar la minuta?
- ¿Quién será el responsable de dar seguimiento a los acuerdos?
Una vez considerado estos aspectos se deberá convocar a los asistentes con la lista de temas y tiempos, así como las responsabilidades de cada persona dentro de la junta.
En ocasiones es importante contar con información específica de algún departamento para lograr el objetivo de la junta y es necesario hacerlo saber con la mayor anticipación posible.
Los roles más comunes para una junta efectiva son los siguientes:
- Responsable/coordinador de la reunión - generalmente el que convoca la junta y es responsable de definir los aspectos vistos anteriormente.
- Moderador - persona responsable de moderar la junta y dar derecho de palabra a los participantes.
- Secretario - responsable de documentar los temas tratados en la reunión junto con los acuerdos y sus responsables, además de hacer llegar la minuta a los participantes.
- Encargado de tiempos – responsable de dar seguimiento al tiempo asignado para cada tema y asegurar que se revisen todos los temas y se termine en el tiempo designado.
- Participantes – son los asistentes de interés con el tema de la junta quienes podrán dar a conocer su punto de vista y se les asignara responsabilidades.
Si se empiezan a tomar estos elementos dentro de las juntas en tu empresa, es seguro que empezaras a notar la diferencia. Recuerda que los cambios llevan tiempo y deberás de ser paciente hasta que el resto de los integrantes de tu empresa adopten esta manera más efectiva de trabajar y con el tiempo todos podrán disfrutar de los beneficios.
Es momento de implementar lo aprendido y contarnos como te ha funcionado.
Te invitamos a participar en nuestro quiz, empieza a cumplir tus sueños, (haz click en la imágen)
Recent Posts
Categorías
Todas las Categorías
Alicia, Fernando y Daniel Díaz
Autores
Juntos tienen 30+ años de experiencia en productividad, liderazgo y mejora contínua entre otros. Su pasión es ayudar a otros a objener resultados enfocando su tiempo en lo importante y manteniedo balance entre su vida personal y su profesión.