Mejora continua, trabaja menos alcanza más.
Hemos hablado de temas relacionados con la productividad y de concentrarnos en tareas que nos ayuden a avanzar más rápido hacia el logro de nuestros objetivos, pero existe otro factor importante que nos ayudara a reducir el tiempo que nos toma el hacer una actividad en específico. Sobre todo, cuando hablamos de actividades repetitivas como sacar un reporte, hacer alguna evaluación, llenar una encuesta, organizar papelería, crear formatos, etc. Son actividades que, aunque no las hagamos diariamente, probablemente las encontremos una o más veces al mes.
La idea de este factor es que nos volvamos expertos en ese tipo de actividades para que las hagamos cada vez con menor esfuerzo y menor tiempo y esto nos permita invertir más tiempo en aquellas en la cuales no estemos tan familiarizados o no se tenga un punto fijo de partida por el tipo de actividad de cual se trate.
Mejora continua
La mayoría de las metodologías de mejora continua están enfocadas a las empresas. Pero en esta ocasión vamos a tomar uno de los métodos más sencillos pero poderosos que se utilizan y es el Método PHVA (Planear, Hacer, Validar y Actuar) y lo vamos a trasladar a la mejora continua personal. Lo interesante de esto es que es una metodología que se puede aplicar a prácticamente cualquier actividad que realices en tu vida cotidiana.
El objetivo es que cada vez que realices la misma actividad lo hagas de una manera más eficiente, es decir, con la menor cantidad de recursos. ¿Sabes cuál es el recurso más importante que estamos cuidando con esto? Probablemente le atinaste, es el tiempo. El hacer las actividades cotidianas de una manera más rápida cada vez sin perder calidad nos traerá como resultado tiempo libre para enfocarnos en otras actividades y seguir este proceso para así repetir el ciclo y mantenernos en un estado de mejora continua.
Ya que conocemos la importancia de este factor, veamos más a detalle a que se refieren las siglas y como aplicarlas en nuestras actividades diarias. Existen diferentes teorías acerca de donde debemos partir, pero como esto es un ciclo empezaremos por la parte de la planeación como paso número uno y seguiremos cada uno de los pasos hasta completar un ciclo de mejora continua.
Método PHVA
- Planear: En esta etapa de planificación debemos de establecer los objetivos que queremos lograr y debemos identificar que cambios debemos hacer para poder lograr mejores resultados. También debemos definir el punto de partida para saber cuando mejoramos al final del ciclo.
- Hacer: Esta es la etapa de implementación de los cambios que definimos en el paso anterior y que consideramos necesarios para mejorar.
- Validar: Ya que realizamos esas mejoras entramos a la etapa de validación o verificación de los resultados. Debemos establecer un periodo para evaluar la efectividad de los cambios, muchas veces necesitaremos un periodo de tiempo para acostumbrarnos a la nueva forma de trabajo y que logremos hacerlo de manera eficiente.
- Actuar: Durante esta etapa revisaremos los resultados de los cambios realizados y se deben realizar las correcciones y modificaciones necesarias. Aquí deberemos decidir que acciones debemos tomar para continuar mejorando en esta actividad.
Siguiendo estos pasos en un ciclo continuo podremos ir mejorando la forma en la que trabajamos cada una de nuestras actividades diarias y podrás ver el cambio en tu nivel de productividad. Por lo tanto, en cuanto terminemos un ciclo con resultados positivos debemos de empezar nuevamente el ciclo para buscar seguir mejorando cada vez.
Como hablamos en un inicio podemos empezar a hacernos expertos de todas esas actividades que hacemos constantemente y buscar con ayuda de este método la forma de hacerlas de manera más eficiente (en menor tiempo) y esto nos ayude a tener tiempo libre y ser más productivos. Debemos tomar esas actividades y enfocarnos en una, medir cuando tiempo nos toma el hacerla, planear como mejorar, hacer pruebas, validar la mejora, hacer las modificaciones necesarias y volver a empezar para siempre mejorar.
¿Parece difícil?
Seguramente estás pensando que esto es un poco abrumador, pero no te preocupes, que al igual que con las demás actividades que realizas, la practica te volverá el maestro y antes de lo que te des cuenta estarás haciendo este proceso en todos los aspectos de tu vida casi sin pensarlo.
Como siempre lo mencionamos cada que implementamos un cambio de hábito debemos ser pacientes y realistas con los resultados que vemos en los primeros intentos para que no nos frustremos por esperar resultados imposibles sin haber practicado más veces el proceso. Un cambio de este tamaño es algo que toma tiempo y esfuerzo, pero estamos seguros de que con paciencia y dedicación lograras ver resultados realmente sorprendentes.
¡Ahora es tu turno!
Prepara tu lista de actividades que deseas mejorar y concéntrate en mejorar en una a la vez, en menos de lo que te imaginas habrás terminado tu lista y podrás disfrutar de tu nueva y mejorada forma de trabajar. Disfruta de tu tiempo libre y coméntanos tus resultados.
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Alicia, Fernando y Daniel Díaz
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Juntos tienen 30+ años de experiencia en productividad, liderazgo y mejora contínua entre otros. Su pasión es ayudar a otros a objener resultados enfocando su tiempo en lo importante y manteniedo balance entre su vida personal y su profesión.