El Arte de Ir al Grano
¡Ve al grano!, una frase muy popular que aprendimos desde chicos, pero, ¿te has puesto a pensar qué beneficios podría traerte esta frase si la pusieras en práctica en tu trabajo, cómo podría hacer tus días más productivos, tus juntas más efectivas y tu vida más fácil?
Pero, ¿qué significa?
Significa que debemos ir a lo importante, a lo que realmente es el centro del mensaje, centrarse en lo básico, en lo esencial.
Seguramente te ha pasado que platicas con alguien que le da vueltas a un asunto y no termina por decirte lo que te quiere decir, o quizá te encuentres en una situación un poco incomoda o complicada, y no te atreves a decir las cosas directamente y en tu intensión de ser “político o atento”, le das más vueltas al asunto, dando miles de explicaciones sin decir lo que tenías que decir originalmente, ¿cómo te sientes cuando te pasa algo como esto? ¿crees que valió la pena tu esfuerzo?
Pero ahora, imagina cuando llevamos estos casos a situaciones más importantes, por ejemplo, las juntas de trabajo o nuestra vida personal, ¿cuánto tiempo perdemos por darle vueltas a un asunto, por hacer miles de cosas que realmente no son importantes?¿cuánto tiempo valioso has perdido antes de poder enfocarte en lo que realmente vale?
Aprovechar ese tiempo al máximo, a eso yo le llamo el arte de ir al grano.
Y por eso tenemos unos tips para aprender a ir al grano en una junta importante:
- No des demasiadas explicaciones. Ponte en lugar de la persona con la que te estás comunicando y pregúntate, ¿cuál es la información que realmente necesitan conocer acerca del tema que voy a tratar? Mantén tu comunicación breve y llega al grano rápidamente.
- Cuando estés preparando tu presentación, usa las 6 preguntas importantes: quién, qué, cuándo, dónde, cómo y por qué, inténtalo y verás los resultados. Céntrate en los hechos en lugar de los sentimientos.
- Reemplaza palabras con imágenes. Ya sea que las dibujes, (no necesitas ser un gran artista para expresar con imágenes tus ideas) o que los muestres con videos y fotografías. El punto importante es la ayuda visual.
- Aprovecha el poder de la pausa. Hacer pausas dentro de tu presentación, permite a la otra persona absorber lo que estás diciendo.
- Haz preguntas para asegurarte que el tema se ha entendido y el objetivo se ha logrado.
- Practica lo que vas a presentar, haz un mapa visual de tus ideas, en donde dibujes en tu mente los puntos que vas a tratar, y el objetivo al que quieres llegar. Si te es posible anótalo en una tarjeta, no necesitas hacer un script completo, pero si poner los puntos más importantes que quieres tratar y sobre todo tu objetivo final para que no se te pase nada. Tu audiencia te lo agradecerá.
Ir al grano también se aplica a las tareas que tenemos por hacer.
Seguro te ha pasado que vas a investigar un tema en internet y resulta que pones en el buscador lo que quieres encontrar, empiezas a revisar los temas relacionados y de repente te encuentras leyendo miles de cosas diferentes que no tienen nada que ver con el tema original que estabas buscando, ¿cuánto tiempo perdiste? ¿fuiste eficiente? ¿fuiste al grano?
Revisemos también, ¿qué pasa con la lista interminable de tareas que todos tenemos que hacer tanto personales como profesionales? ¿Vas al grano en todas ellas?
Te preguntarás a qué me refiero, analiza si esa lista interminable de tareas te ayuda a cumplir tus objetivos, te ayuda a cumplir tus sueños, o si está siendo solo "paja" que llena tus días de miles de cosas por hacer, te deja totalmente agotado y en ocasiones hasta frustrado, pero realmente no te deja enfocarte, no te deja ir al grano.
Queremos compartir contigo algunos tips para que puedas ir al grano en relación con tu lista de tareas.
- Los viernes en la tarde o los lunes en la mañana revisa todas las cosas que tienes que hacer, tanto personales como profesionales.
- Selecciona las actividades más prioritarias para esta semana.
- Programa en tu agenda 3 de esas actividades diarias.
- Sé realista, siempre habrá imprevistos, así que procura programar 80% de tu tiempo para atender tu lista de tareas y dejar un 20% para imprevistos que seguramente ocurrirán en la semana.
- Sé flexible, cuando programes tus metas considera siempre que los imprevistos pueden ocurrir. Si ocurren podrás mover a otro día algo de lo que no pudiste hacer, si no ocurren, que bueno eso te ayudara a avanzar más.
- Programa a primera hora del día las tareas más difíciles, no sé si a ti te pasa, pero para mí es mejor trabajar temprano, en la tarde mi cerebro ya está cansado. Si programas temprano lo más difícil o importante, ya te aseguraste que aunque ocurran imprevistos avanzaste en tareas más significativas.
Inténtalo esta semana y cuéntanos cómo te fue, te aseguro que verás los resultados.
Te invitamos a participar en nuestro quiz, empieza a cumplir tus sueños, (haz click en la imágen)
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Alicia Díaz-Blevins
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Alicia, Fernando y Daniel Díaz
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Juntos tienen 30+ años de experiencia en productividad, liderazgo y mejora contínua entre otros. Su pasión es ayudar a otros a objener resultados enfocando su tiempo en lo importante y manteniedo balance entre su vida personal y su profesión.