¿Cuál es tu herramienta correcta?
Todos hemos escuchado que el uso adecuado de herramientas tecnológicas para mejorar nuestra productividad es de vital importancia y es verdad, La mayoría de estas herramientas son hoy en día aplicaciones para móvil o pc, sin embargo la Play store de Google cuenta con más de 3.5 millones de aplicaciones disponibles para la descarga de las cuales un 10-15% están enfocadas a ayudarte a ser más productivo desde una forma general hasta cosas muy detalladas y es aquí donde entra la pregunta de la semana ¿Cuáles son las adecuadas para mí? Elegir solo una puede dejarte corto en algunas cuestiones y elegir demasiadas puede provocar el efecto contrario al deseado.
Entonces, ¿Cómo elegir?, bueno esto definitivamente dependerá en cómo te gusta trabajar y que tanta conectividad con las personas que te rodean quieres tener.
#1 Revisa las aplicaciones que tus colaboradores más cercanos están utilizando, uno de los beneficios, más grandes de la era digital es la conectividad, hay aplicaciones que te permiten compartir, notas, archivos, eventos, tareas y responsabilidades con los usuarios de la misma en segundos. Normalmente aplicaciones como Evernote, OneNote, Google calendar, Asana, Trello, Monday.com entre otras te permiten compartir de distintas maneras tu trabajo con aquellos miembros de tu equipo, y mantener algunos archivos privados si así lo deseas.
#2 Analiza que es lo que más necesitas de apoyo, tu trabajo tiene exigencias diferentes a las de todas las demás personas inclusive dentro de tu misma empresa, así que piensa que es eso que realmente te está haciendo batallar y busca la mejor solución al respecto, por ejemplo si soy una persona que tiene una rutina precisa con acciones poco variables, no me va a convenir una app de manejo de tu tiempo al contrario de una persona con horarios de trabajo variables y flexibles que puede necesitar agendar citas o trabajos.
#3 Revisa sus límites, hay aplicaciones que tienen limitado su capacidad de trabajo, ya sea que esto sea una regla general o porque te ofrezcan más en un modo de pago, la mayoría de los limites pasan con cosas como espacio utilizado, descargas disponibles, usuarios a compartir, movimientos por día, personalización de las cosas, tiempo de uso, etc. Tener en cuenta todo esto antes de invertir tu tiempo programándola te ayudara a tomar mejores decisiones y evitar perder tiempo.
#4 Busca una opción adecuada a tu presupuesto, muchas aplicaciones cobran por ser descargadas o te cobran por usar algunos de sus complementos especiales, es importante que revises cuanto vas a usar de esos complementos antes de suscribirte ya que puede haber mejores opciones para realizar lo que quieres a un mejor precio.
La recomendación siempre es empezar con pruebas gratuitas para asegurarte poder lograr el uso ideal, aplicaciones como Dropbox y Google Drive que cobran por espacio en la nube, o aplicaciones de manejo que cobran por usuario dentro de tu equipo como Monday.com o Trello, es mejor probar primero ya que tal vez no necesites pagar por 100 usuarios si solo lo van a usar 3.
#5 Busca recomendaciones y tutoriales de personas en quien confíes, muchas veces las aplicaciones tienen más funciones de las que promocionan directamente y encontrar una pieza que puede ser clave para la evolución de tu desempeño es ideal, normalmente paginas desde YouTube, hasta linda.com te ofrecen una variedad de tutoriales ya sean gratis o por suscripción, conocer el funcionamiento y beneficios de tus aplicaciones y herramientas te ayudaran a ser más efectivo.
#6 busca tu mezcla perfecta y busca conectividad, lo bueno de tener tanta variedad de aplicaciones es que podemos mezclarlas y conectarlas para que funcionen aún mejor, esto te ayudara a tener mejor control y la sincronización automática te ayudara a ser más efectivo, por ejemplo si haces tú to-do list en Asana lo puedes agregar a tu administrador de proyectos de Monday.com, hacerle un mapa de Gantt, sincronizarlo con tu Google calendar, comunicarlo con tus empleados en workbeat y vender tu producto en Zoho. Sincronizando tus actividades, resultados y optimizando tu tiempo.
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Fernando Díaz Guerrero
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Alicia, Fernando y Daniel Díaz
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Juntos tienen 30+ años de experiencia en productividad, liderazgo y mejora contínua entre otros. Su pasión es ayudar a otros a objener resultados enfocando su tiempo en lo importante y manteniedo balance entre su vida personal y su profesión.