¿Cómo enfrentarse a una interminable lista de tareas?
Todos hemos escuchado que tener una lista de tareas te hará más productivo, sin embargo, no es tan sencillo como parece, ya que no solo se trata de tener una lista cualquiera…
¿Te gustaría saber cómo llevar tu lista actual a una lista de metas logradas?
La lista de tareas es una herramienta clave de una buena planeación estratégica, es la base estructural que nos va a permitir tomar decisiones, designar tiempos y estructurar actividades de forma óptima para llevar todas esas tareas por hacer a una lista de ¡metas logradas!
Si ustedes son como yo, seguramente se han preguntado si una lista de tareas puede realmente ayudarlos a ser más productivos o solo los hará perder tiempo… La respuesta es simple, claro que va a ayudarte en tu organización, sin embargo, todo lleva un proceso y no necesariamente será sencillo al inicio, pero… aquí estamos para ayudarte y te voy a platicar de algunos trucos que te servirán para hacer más efectivo y menos tedioso este proceso.
#1. Dedícale 15 minutos exclusivos de tu tiempo; y cuando digo exclusivos, me refiero a sin distracciones, como el celular, tu entorno y tu mente. Cuando logres enfocarte en esta tarea, vamos por un buen camino.
La lista de tarea debe tener todas las actividades que vayas a enfrentar en un tiempo determinado, puede ser diaria, semanal o mensual, usa la más conveniente para ti, sin embargo, lo más común es organizarla con todo lo de una semana.
#2. Divide y clasifica tus tareas. Una vez que ya sepas todo lo que tienes que hacer, debemos ponerles un orden, dividir y clasificarlas por tipo, duración, prioridad, fecha de entrega, si es individual o colectiva. Conocer al 100% todos tus pendientes te dará claridad mental, pero buscar resultados específicos te ayudaran a organizarte mejor y llegar más rápido a tus objetivos.
Yo por ejemplo, ordeno primero las tareas personales, después las que son de trabajo y los proyectos adicionales, tomando en cuenta si son individuales o requieres de la participación de algunas personas de tu equipo de trabajo para llegar a la solución y por último, pero tal vez lo más importante, por fecha de vencimiento.
#3. Verifica que estén alineadas a tu visión. A la hora de estar revisando nuestra lista de tareas es importante verificar que nuestras actividades estén enfocadas a nuestra visión y estén trabajando para ayudar a cumplir nuestras metas.
Si has tomado alguno de nuestros talleres, seguro ya sabes que siempre insistimos en el tema de la visión, si algunas de las actividades en tu lista no están alineadas con tu visión o te están haciendo perder tiempo para lograr tus metas, este es el momento para modificarlas o depurarlas y dejar espacio a lo importante.
Este ejercicio debes hacerlo a conciencia ya que es parte esencial en la fase de hacer tu lista de tareas realmente efectiva.
#4. Establece prioridades. Una vez que ya depuraste tus tareas, debes establecer cuáles son las más importantes y urgentes, y darles un nivel de prioridad dependiendo de sus fechas de entrega y su impacto en el cumplimiento de tus metas.
#5 por tus ideas en acción. Una vez que lograr organizar tu lista de tareas y sabes perfectamente todo lo que tienes que hacer alineado a tu visión es hora de establecer tiempos determinados y límites para lograr un objetivo, generar nuevas ideas para lograr tus metas de formas más sencillas, delegar actividades que no vale la pena que hagas tú y empezar a generar acciones de impacto para llegar a donde quieres y mereces estar.
El objetivo es tener una lista de tareas funcional para ti, que trabaje a tu conveniencia y te ayude a reducir el nivel de estrés y empieces a notar el control de tu tiempo. Aplícalo y cuéntanos cómo te funcionan.
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Fernando Díaz Guerrero
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Alicia, Fernando y Daniel Díaz
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Juntos tienen 30+ años de experiencia en productividad, liderazgo y mejora contínua entre otros. Su pasión es ayudar a otros a objener resultados enfocando su tiempo en lo importante y manteniedo balance entre su vida personal y su profesión.